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建筑企業信息化管理問題與對策
發布時間:2020-03-20

  摘    要: 隨著社會經濟發展,建筑工程的需求越來越大,建筑企業的發展也越來越繁榮,而建筑企業面臨的發展環境也更加復雜。在信息化時代,建筑企業為了增強競爭力,就必須積極運用信息技術,加大信息化建設,提高信息化管理水平。當前,建筑企業對信息化管理的認識不全面,在信息化管理中存在戰略規劃不足、信息管理不到位、信息化管理制度不完善、缺乏信息化人才等問題,這就需要企業根據自身的實際情況與發展需求,從這些具體層面入手,采取有效的改善對策,以此提高建筑企業的信息化管理水平,為企業長遠發展提供支持。

  關鍵詞: 建筑企業; 信息化管理; 問題; 對策;

  一、建筑企業信息化管理概述

  建筑企業信息化管理就是企業運用互聯網平臺與信息技術進行運營管理,使企業的生產、資源、經營、管理之間可以高效聯系、互動、融合,促使企業實現精細化與數字化管理,從而提高企業的管理效率與質量[1]。建筑企業實現信息化管理不僅對生產力的提升具有重要意義,也可以推動運營管理邏輯與技術創新的融合。我國建筑企業當前的信息化管理處于深度融合數字管理的階段,行業整體的集約化、智能化、數字化水平正在不斷提升,對我國建筑行業的整體持續發展具有積極意義。

  二、建筑企業信息化管理存在的主要問題

  (一)戰略規劃能力不足

  建筑企業要想推進信息化管理,就必須構建健全的信息化管理體系,而要構建健全的信息化管理體系,建筑企業的領導者與管理者就必須擁有長遠的戰略發展眼光與戰略規劃能力。當前,很多建筑企業的領導與管理者對信息化管理認識不全面,單純的認為信息化管理就是在管理中運用信息技術,而沒有將信息化管理作為一種管理思想與管理理念,這就導致信息化管理只能停留在具體的操作層面,無法與企業的運營發展緊密聯系在一起,也無法成為企業整體規劃的一部分[2]。由于戰略規劃能力不足,建筑企業的人力、財力、物力等資源配置不科學,資源利用效率較低,這對企業經濟效益的提升非常不利。同時,戰略規劃能力的缺乏也導致企業的信息化管理自成體系,工程項目各環節之間的相關信息無法高效傳遞,企業的管理成本也就無法得到控制,管理流程也無法進一步優化。其次,建筑企業的信息化工作負責人可能對信息化系統認知不全面,人云亦云,跟風建設,導致企業投入建設的信息系統無法與實際工作需求相符,造成企業資源浪費,影響了企業信息化管理。另外,企業部分老員工或年老員工因工作方式改變往往不配合信息化建設,或者由于信息化建設會減少現有工作崗位,部分人員嚴重抵觸信息化建設工作。

  (二)缺乏信息化管理平臺

  建筑企業的信息化管理需要硬件、軟件、人才等多方面的支持,而信息管理系統作為主要的信息化管理平臺,也涉及到這些不同的具體層面。當前,建筑企業的信息化管理平臺相對比較缺乏,阻礙了建筑企業的信息化建設發展。硬件問題容易導致信息系統風險發生,而軟件開發與優化能力的不足,則阻礙著企業的整體信息化建設進程。同時,信息化人才的不足,也會影響信息化管理平臺的建設,阻礙建筑企業的信息化發展。另外,信息化管理平臺與信息化管理需求不符,或者軟件系統開發不完善等,也會阻礙信息化管理工作的順利進行,而且硬件與軟件的維護成本也很高,如果維護不到位,還可能引發信息泄露等問題。
 

建筑企業信息化管理問題與對策
 

  (三)信息化管理制度不完善

  信息化管理制度是保障信息化管理工作順利開展的基本指導規范,當前部分建筑企業的領導與管理層對信息化管理重視不足,即使初步明確了信息化管理的發展要求,沒有根據實際經營管理需求建立完善的管理制度,導致信息化管理工作無法順利開展。首先,在信息化管理機構設置與人員配置方面,建筑企業沒有加大重視,管理機構職責不清,存在工作內容不明確,人員組成單一等問題[3]。其次,建筑企業沒有針對信息化管理工作制定完善的考核制度,導致工作人員在實際工作中對信息化管理重視不足,信息化管理流于形式,無法落實到具體工作中去。另外,相關的激勵機制不健全,也導致工作人員缺乏信息化管理的熱情與積極主動性。

  (四)信息化管理人才不足

  隨著信息化管理的要求不斷提升,很多建筑企業的管理人才知識儲備不足,已經無法滿足信息化管理的需求,導致企業的信息化管理水平無法得到進一步提升。首先,建筑企業的管理內容龐雜,不同環節運用的信息技術也存在差別,這就需要企業開發與實際工作需求相適應的管理系統與軟件,但是,建筑企業的信息化人才隊伍中缺少具備信息化知識又了解企業業務狀況的人才,導致信息化基礎建設水平無法提升。同時,在信息化管理中,工作人員的信息化管理理念專業水平較低,管理理念意識較為淡薄。

  (五)信息系統不完善

  信息化管理離不開信息系統的支持,建筑企業的管理內容復雜,需要用到多項不同的管理系統,各系統之間不僅存在銜接問題,還需要根據實際情況的發展變化進行不斷的完善與優化。當前,建筑企業在信息化管理中由于各系統之間銜接不到位,導致信息數據無法及時傳遞,信息化管理效率與質量也得不到較大提升。同時,各部門的信息錄入、整理、分析、輸出等缺乏統一的規范,各部門的信息無法實現集中整合管理,對財務分析、業務分析、管理決策等信息化管理工作產生了不利影響。

  三、建筑企業加強信息化管理的有效對策

  (一)提升戰略規劃能力

  建筑企業在加強信息化管理時必須具備長遠的戰略眼光,并不斷提升戰略規劃能力,使信息化管理可以高效有序的開展。首先,建筑企業的領導與管理層必須根據內外部市場情況的變化與企業實際情況制定明確的戰略目標,為企業經營管理提供方向指導。其次,在戰略導向下,建筑企業領導必須全面認識信息化管理的重要性,從企業長遠發展角度出發,重視起信息化建設工作。管理層則需要制定科學合理的信息化管理規劃,從管理觀念、管理模式、管理流程、管理方法等不同角度入手,構建健全的信息化管理體系。同時,信息化管理需要信息化建設的支持,企業必須站在戰略發展角度,明確信息化建設的總目標與階段性目標,使信息化建設穩步推進。信息化建設部門需要統籌各業務與財務部門,使各部門的信息化建設在統一的規劃指導下進行,只有這樣企業的信息化管理才能在自成體系的同時又可以形成完整的系統,可以有效提升管理效率與質量。在具體的信息化建設過程中,建筑企業應從全局出發,以財務為中心,加強各部門的協調配合,通過建立完善的信息系統,將各部門的工作聯系在一起,有效提升企業經營管理的效率與質量。此外,建筑企業應加大對全體工作人員的培訓教育,增強工作人員的信息化管理意識與能力,使其適應工作方式的轉變,積極參與到信息化管理工作中來。

  (二)構建信息化管理平臺

  信息化管理平臺是建筑企業信息化管理的基礎,而信息管理系統則是最主要的信息化管理平臺,因此,企業在建立信息系統后,需要根據實際情況對信息系統不斷的進行完善,以保證信息系統能夠滿足信息化管理工作的需求。首先,企業應該對企業各部門、各業務環節以及不同領域的信息進行收集,并對信息進行初步分析,再將信息反饋給各部門,使各部門依據這些信息對信息化管理建設提出合理建議[2]。其次,企業應根據實際經營管理情況與信息化管理需求,聘請專業的硬件設備供應商與軟件開發公司為企業開發切合企業實際發展需求的信息系統。其三,企業應建立完善的信息管理與共享平臺,對各部門的信息進行集中化的分類管理,方便工作人員根據自身需求查詢所需要的信息,這也為企業的經營管理決策提供了便利。ERP系統是當前最常用的信息系統,該系統可以為管理部門提供所需的代理商、分銷商、客戶等方面的外部信息,也可以有效管理整合內部運營、人力、資金等各方面的信息,管理部門對這些信息進行整合分析,編制分析報告,企業決策層就可以依據分析報告對企業現有資源進行合理調配,這不僅有助于提高企業的決策水平與效率,還可以減少資源浪費,提高資源利用率,降低企業成本[4]。建筑企業屬于資金密集型企業,企業的可持續發展離不開資金支持,因此,財務管理也是建筑企業信息化管理的重要內容。以X建筑企業為例,為了有效推進信息化管理,X企業在2019年由財務部門主導建設的財務信息化系統正式上線運行,該系統包含了收付款模塊、銀企直聯模塊、收付款合同模塊、財務記賬模和增值稅管理等模塊。財務信息化系統在公司基礎財務管理工作中發揮較大效果,并對后期深入的財務管理工作提供更多的支持。目前,財務信息化系統上線后,繁瑣的增值稅管理工作全部實現信息化管理,大量紙質審批單據取消,財務系統需要的收、付款合同信息實現信息化管理,并為收、付款和記賬工作提供數據支持。以收、付款合同模塊為基礎,收、付款項效率明顯提升,大量重復性的記賬憑證由財務信息化系統自動生成。通過對財務信息化的建設多項財務工作流程被優化,財務系統的工作效率明顯提升。通過收付款模塊物業管理的收費單據實現信息化管理,系統保存了全部收費電子數據。另外,與記賬模塊結合大量重復性的記賬憑證由財務信息化系統自動生成,記賬人員效率大幅提高。通過依托財務信息化系統,財務數據的檢索更加方便快捷,以此為契機,積極帶領機關財務部人員對財務數據進行收集、整理和分析,為公司下一步發展提供有效的財務數據支持,并積極與其他相關業務部門溝通,使財務部門與業務部門實現數據與信息的快速交換,相互之間為各自的工作提供支持。通過信息化建設,2019年底公司整體的財務人員至少削減50%,并將優秀的財務人員投入到其他財務管理工作中,提高公司財務系統對數據整理、歸集和分析能力。后期,X建筑企業財務部門的管理人員將繼續建議公司領導,推進財務信息化系統建設,增加電子簽章、映像保存、建立供應商平臺、工程成本管理的信息化等工作。“營改增”政策實施后,建筑企業的稅務管理要求提高,這也給信息化管理帶來了新的要求。X建筑企業根據“營改增”政策的相關要求與企業實際情況,將公司主要稅種增值稅的管理工作與信息化建設工作結合到一起,有效的提升了稅務管理效率與質量。公司增值稅的預繳、發票開具和收受、發票的數據管理、和月末增值稅的核對和清繳工作發生了根本的改變。原來期末核對增值稅復查和大量工作,縮減至1小時內全部核對完成,并實現與賬務系統的數據一致。利用信息化系統可以對增值稅數據進行各種整理和歸集,并對數據進行分析,從發票開具和收受的角度為公司領導分析公司現狀。

  (三)完善信息化管理制度

  建筑企業的信息化管理需要完善的管理制度提供基本保障,而信息化管理制度涵蓋機構設置、人員組成、管理流程、考核、激勵等多方面的內容。首先,建筑企業應在信息化管理制度中明確信息化管理機構的設置與人員組成,明確機構的職責與權限,確保信息化管理順利開展。信息化管理機構中應包含信息化建設人員、財務人員、業務人員、管理人員等,這樣才能使信息化管理系統、軟件與實際業務管理需求相符,也能確保各部門之間可以互相高效協作[5]。其次,建筑企業應建立完善的信息化管理考核與激勵制度,明確具體的考核內容,提高工作人員積極開展信息化管理的工作熱情,并用具體的激勵手段提高工作人員的積極性。此外,企業需要對信息化管理流程進行優化,在制度中明確信息化管理工作開展的具體流程,使各項具體的管理工作可以有序開展。同時,管理者還應該考慮各管理流程之間的協作與監督,使信息化管理可以更加高效的開展。財務管理信息化是建筑企業加快信息化管理建設的重要內容,X建筑企業為了加快財務管理信息化,根據企業實際情況,制定了完善的財務信息化管理制度。在成本管理方面,X建筑企業重新搭建了財務成本管理體系,積極與業務部門溝通,確定財務部門對成本管理的范圍和深度,重新設置了工程成本管理的報表模板,實現對公司所有工程成本全覆蓋管理。同時,X建筑以合同為管理起點,一切圍繞合同執行管理成本,并輔以資金的實際收支管理,避免成本出現合同與實際資金收支分家,確保公司成本管理工作切實有效。另外,X建筑企業定期和不定期的與項目成本負責人員核對工程成本,實施監督,加強了對項目的管控力度,如果發現異常,可以及時匯報并解決問題。為了保證財務信息化工作順利實施,財務部門根據公司現階段財務信息化建設情況并結合后期運行情況,編寫了《財務信息化管理制度》,為財務信息化工作提供制度保障。

  (四)培養信息化管理人才

  為了有效提升建筑企業的信息化管理水平,建筑企業的管理部門需要加大人才培養,建立高素質的信息化管理人才團隊,為企業的可持續發展提供保障。其一,建筑企業需要建立完善的人才管理制度,將內部選拔與外部招聘結合起來,開展多種形式的人才管理制度,為企業儲備大量信息化管理人才。由于信息技術快速發展,因此,建筑企業需要不斷完善信息管理系統,優化信息化管理技術,因此,企業需要不斷招聘新人才,以彌補現有人才知識的不足。其二,建筑企業之間應該加強信息技術交流,具有共同特點與管理需求的企業可以合作開發軟件,以此提高軟件開發效率與質量,降低軟件開發成本。在此過程中,軟件開發人員通過互相交流與合作,其專業水平也可以互相提高,經驗更加豐富,對企業的信息化管理具有重要幫助[6]。其三,建筑企業還應制定完善的培訓制度與激勵獎懲制度,對企業的信息化管理人才進行專業培訓,不斷提升其綜合素質,使其掌握信息化管理的專業技能,促使企業的信息化管理水平不斷提升。以X建筑企業為例,企業屬于老國企,工作人員普遍工作責任心差,工作態度消極。因此,X建筑企業在財務管理方面,根據信息化管理需求重新選拔、培養財務管理人才,主要從年輕人員中選拔,并逐步建設財務管理人員培養體系,使公司財務系統能夠培養出優秀財務人員,實現財務體系人員的良性循環發展,為企業的信息化管理提供了重要的人才支持。

  (五)有效銜接信息系統

  隨著信息技術的發展,很多建筑企業認識到了信息化管理對企業經營發展的推動作用,因此,根據經營管理的具體需求初步建立了信息管理系統,但是,各系統之間相對獨立,無法滿足內外部環境變化的需求,因此,企業必須加強信息系統之間的有效銜接,實現集成化的信息管理,使各子系統之間的信息可以高速傳遞與共享。首先,建筑企業應統一設置數據錄入、整合與輸出的格式,減少格式轉換對數據管理的影響。其次,建筑企業應該從戰略層面出發,統一規劃信息化建設,尤其是各信息管理系統之間的銜接應在系統建設之前就必須考慮在內,使各系統隨著信息化建設力度的不斷加大,實現銜接使信息化管理形成一項系統的管理工程。另外,建筑企業需要打通各業務流程的環節,使信息化管理的效率不斷提升。建筑企業的信息化管理主要流程是溝通與決策,這也是信息化管理的主要節點,在溝通節點需要打通各部門、不同層級之間的人員溝通,為業務部門的決策提供支持,使溝通與決策之間緊密聯系在一起,以此提升信息化管理效率與質量。

  四、結束語

  建筑企業在我國經濟社會發展中占據重要地位,因此,建筑企業信息化管理水平的不斷提升對我國經濟社會的信息化發展具有積極的推動作用。建筑企業采取有效對策不斷提升信息化管理水平,可以優化資源配置,降低企業成本,也為企業經營管理提供更加全面、準確的信息,提升企業的市場應變能力。由此,企業的綜合競爭力也會不斷提升。

  參考文獻

  [1] 李英.建筑企業信息化管理問題研究——以工程招投標項目為例[J].中國市場,2017 (15):148-148.
  [2] 張筱雯.基于ERP系統的建筑企業信息化管理探討[J].建材與裝飾,2017 (21):145-146.
  [3] 邢睿娟.試析新時期建筑企業政工信息化管理要點及創新策略[J].市場周刊,2018 (10):142.
  [4] 王超文.虛擬化技術在建筑企業信息化管理中的應用[J].工程技術研究,2018 (2):202-203.
  [5] 劉磊.大數據發展對建筑企業信息化管理的影響[J].中國管理信息化,2018 (06):42-43.
  [6] 梁毅.基于建筑工程管理信息化的現狀及策略研究[J].綠色環保建材,2017 (1):154-154.

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