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如何做好醫院會計檔案管理工作
發布時間:2017-03-01

摘要

 

  一、目前醫院會計檔案管理存在的問題
  
  ( 一 ) 會計檔案管理不規范。檔案沒有統一管理,統一存儲,沒有檔案登記目錄,對檔案沒有按類別整理,內部會計檔案和外部文件混雜存放;沒有建立電子會計檔案,檔案查找不方便,工作效率不高;會計檔案的調閱和對外提供手續不健全。
  
  ( 二 ) 會計人員對會計檔案的重要性缺乏足夠的重視,沒有專職的會計檔案管理員,檔案由會計人員各自負責管理。會計檔案隨意堆放,沒有專門的存放地點。
  
  二、如何做好醫院會計檔案管理工作
  
  ( 一 ) 檔案的整理
  
  根據醫院會計檔案的類別、日期、會計年限進行檔案整理,按照各文件柜存放的資料,分類別整整齊齊的存放在規定的檔案盒中,各檔案盒側面要標明存放名稱,檔案柜要加鎖;制定專人對檔案進行管理,隨時做好檔案的收集、整理、歸檔、保存工作,并對大家日常檔案使用存放進行監督和檢查,其他人員不得私自保存電子檔案;建立詳細的電子檔案登記目錄,目錄記載哪個資料在哪個柜子,那個文件盒等信息;將每月會計資產負債報表、統計表、資金收支表、支票、匯票備查表、備用金登記表、普通發票登記表、日常結算及其他備查表做電子版保存。電子版檔案要加密保存設置密碼,防止電子會計檔案被篡改。
  
  ( 二 ) 檔案的范圍
  
  會計賬簿 : 包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;財務會計報告 : 月、季、年度財務分析報告,財務預算報告,成本分析報告等;合同類 : 包括采購合同、工程合同、技術服務合同及各種協議。合同建立電子檔案登記,登記各項合同簽字時間、到期日、合同付款條件、開票事宜、采購名稱等信息。各類合同以紙質形式保存;記賬憑證,每月底結賬后對所有記賬憑證復核無誤后,按照裝訂要求裝訂后擺放在憑證柜中。檔案管理人員做好登記工作;其他資料的存儲,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、往來調節表、各類統計資料、資金日常的定額盤點資料,財務人員的交接資料及其他會計資料做好整理歸檔工作。
  
  ( 三 ) 檔案的借閱
  
  醫院內部財務人員使用會計檔案時,一般會計檔案由檔案保管人批準后方可查閱,重要會計資料須經財務負責人同意后予以查看,查完后立即歸檔統一保管。非財務人員因工作確實需要查看時,經醫院領導簽字同意,財務科室領導同意后方可查閱。若需復印外借時經醫院、財務科領導簽字同意后方可借閱,否則一律不予受理。查閱檔案必須按時歸檔,內部財務人員因工作需要查閱完會計資料后,立即歸檔,保管人檢查資料的完整性,若出現丟失由查閱人負全部責任。內部財務人員查閱會計檔案不及時歸檔的按照醫院財務科考核標準予以考核。對外報送會計資料時須經財務科室負責人審核無誤后上報,重要會計資料須經醫院相關領導審核同意后方可上報。主管審計機關、稅務機關開展檢查活動時,書面通知公司需要調取賬務資料時,經醫院領導同意后,財務科整理查閱會計資料,并做好清單工作,經雙方清點簽字確認取得調賬清單后移交審計,稅務機關檢查,待檢查結束清點無誤后收回歸檔保管,檔案管理員做好完整的監督檢查工作。財務人員要嚴格遵守檔案保密性原則,妥善保管檔案,不得私自外借和泄露財務資料。此外經醫院領導同意,外部公司因公來本科室參觀指導工作時,應對本醫院財務資料保密,禁止泄漏相關財務機密。
  
  ( 四 ) 會計檔案的管理期限
  
  要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的規定操作。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 類。年會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為 15 年;銀行、現金日記賬保管期限為 25 年;年度財務報告決算等保管期限為永久。
  
  ( 五 ) 會計檔案的移交
  
  交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,列明應當移交的會計檔案名稱、冊數,起止年度等內容。并由相關負責人負責監交。最后經交接雙方經辦人和監交人在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
  
  ( 六 ) 會計檔案的銷毀
  
  會計檔案保管需要銷毀時,嚴格遵循《檔案法》有關法律規定,由會計檔案管理人員提出意見,財務負責人審核同意后,在經過相應的醫院主管領導及上級部門批準后,由會計檔案管理人員,編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容并由相關人員簽字和蓋章。
  
  三、檔案的管理要求
  
  檔案歸檔前檔案員要對相關資料的有效性和完整性進行審核、歸檔。編制電子檔案目錄,電子檔案用專用的移動硬盤統一存儲,分類別整理、分年限保存,已便于日后工作的調用。檔案的裝訂根據相應的制度進行裝訂。如記賬憑證的裝訂,每本憑證裝訂厚度應在 2.8 厘米左右,若附件較多在裝訂處墊付紙板,紙板的寬度不能超過 2.5 厘米,長度應與記賬憑證的寬度一致。裝訂處打等量2個小圓孔,夾墊紙板后厚度不得超過憑證最厚處的厚度,如果是用線繩裝訂的,線繩不能太粗,過粗會影響憑證的美觀度。用牛皮紙將憑證斜角有棱有角的包裝。斜側要有憑證年度、月份、起止號、本年第幾本、本月第幾本信息。
  
  對重要的會計信息資料實行多級備份,并記錄下檔案形成時間、會計數據所屬時間、數據內容及備份人所有資料均應按機密文件管理,包括文檔資料、源程序清單等,以避免因意外或人為的原因造成數據丟失。為了檔案方便查找,提高工作效率,建立詳細電子檔案,電子檔案的目錄跟紙質檔案目錄保持一致,同步更新。檔案人員要樹立效率觀念,在檔案提供工作中,及時、準確地為利用者提供檔案。
  
  四、結束語
  
  會計檔案是過去醫院經濟活動的記錄,它以豐富的原始數據和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息,為醫院各科室制定規劃、計劃、調查取證以及進行決策提供依據和咨詢材料。同時,會計檔案管理是一項復雜而嚴密的工作,我們要完善會計檔案管理工作制度,加強會計檔案管理專業知識的學習和培訓,提高檔案管理的意識,充分認識會計檔案的重要性,確保會計檔案的安全和完整,規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。
  
  參考文獻:
  
  [1] 會計檔案管理辦法 . 國家檔案局令第 79 號 .
  
  [2] 財務會計風險防范 [M]. 中國財政經濟出版社 ,2001.
  
  [3] 中華人民共和國會計法 .

 

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