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浙江小微企業云會計應用問題與對策
發布時間:2020-06-10

  摘    要: 新冠肺炎疫情、經濟結構轉型升級、人力成本大幅提升,小微企業應用云會計的條件基本成熟。運用文獻分析法分析出云會計應用的影響因素。通過問卷調查和層次分析法的結果分析發現,云會計在浙江小微企業推廣中主要阻礙因素是安全,具體表現在數據存儲、數據權限、平臺運行等方面。建議企業選擇成熟的服務器、運營商,提升服務質量、加強監測保證數據存儲和用戶信息的私密性,以及政府層面法律法規建設等。

  關鍵詞: 小微企業; 云會計; 層次分析法;

  一、引言

  2020年是全面建成小康社會目標的實現之年,是全面打贏脫貧攻堅戰的收官之年。“小康不小康,關鍵看老鄉。”要完成上述兩大目標任務,小微企業必須要發展,要加快轉型升級。面對新冠肺炎疫情“黑天鵝”,雖然經濟出現了暫時性的下滑,但是逆風前行,亦見風口。一批新產業新業態新模式在迅速增長,宅家辦公成為新形式,而云會計的發展,不僅能夠為小微企業降低成本,更能夠實現隨時辦公,符合經濟社會的長遠發展需求。

  目前,小微企業普遍使用手工記賬進行會計處理,相對于傳統記賬方式,云會計作為一種互聯網下新興的會計輔助軟件,簡單且易操作。由于現階段企業應用程度不高,所以本研究對影響小微企業應用云會計的因素進行探究,以便于云會計在浙江小微企業的設計與應用。
 

浙江小微企業云會計應用問題與對策
 

  二、相關概念界定

  云會計的概念,主要是指以互聯網作為平臺基礎而構建的,可以為企業的經營管理提供在線會計管理與核算,并進行會計決策的多功能服務應用體系。總而言之,它是一種能夠根據客戶不同層次的需求,為企業提供按需使用和按使用多少付費的軟件服務模式。通俗來講,它是一個除了各種輸入和輸出設備是由用戶實際掌握的以外,其他成分都在云端的網絡計算機。云會計系統主要包括會計管理的應用軟件及服務平臺,它們可以對會計數據進行存儲和處理。

  關于小微企業的概念界定,雖然我國對此先后經歷過多次變化,但2017年12月28日由工業和信息化部、國家統計局、國家發展改革委和財政部四部門聯合下發《統計上大中小微企業劃分辦法(2017)》(以下簡稱《企業劃分辦法》)以后,目前我國對各不同類型小微企業的界定標準均依照《企業劃分辦法》來執行。例如,工業企業對小微企業界定標準為營業收入<2000萬元及從業人員<300人;交通運輸業對小微企業界定標準為營業收入<3000萬元及從業人員<300人。

  三、研究文獻綜述

  (一)國外研究現狀

  云會計作為會計與云計算的融合,雖然已經在美國、澳大利亞等國家開始應用,但仍存在諸多挑戰。為了更深入了解現有的云會計研究成果,本研究運用文獻分析法對國外文獻進行梳理,分析得出影響企業應用云會計的因素。

  在安全性方面,對平臺缺乏安全穩定性的問題,Erl等(2013)對云會計理論進行了全面探索,進行了對云會計平臺的安全穩定方面的調查研究,同時提出了云會計發展可能遇到的困難及擬采取的解決辦法[1]。

  在成本方面,Robbes等(2007)認為,使用云會計可以降低企業的財務成本且在小企業中具有廣泛的應用前景[2]。但由于云會計軟件的后期需要靈活的平臺維護和軟件、設備更新,所以就長遠來看,云會計的成本遠超過傳統會計。

  在實用性方面,產品創新、個性化方面有待提高。Arifin等(2014)給小微企業對云會計移動應用軟件的使用提出了一些建議,闡述了云會計在小微企業中的創新性還有待加強[3]。

  企業財務領域應用的覆蓋面不廣。鄭可人(2015)介紹,日本三菱綜合研究所于2010年7月對10000名就職于300人以下規模小微企業的職員進行了問卷調查,結果發現,27.3%的職員沒有聽說過“云”,72.7%的人聽說過“云”,其中有78.3%的職員沒有進行過相關研究[4]。為此,有必要采取行動促使他們不是僅停留在認知上,而是大膽地去利用“云”,增加云會計應用覆蓋面。

  (二)國內研究現狀

  云會計在國內的推廣與應用時間并不是很長,是在這幾年才新興的概念,但國內對于云會計的相關研究卻已有不少。本研究針對影響小微企業使用云會計的幾個主要因素進行研究,旨在推動云會計在小微企業的使用率,并為服務商在推廣中能規避一定的風險提供參考。

  在安全性方面,對于平臺缺乏安全穩定性的問題,唐思邈等(2016)提出了云會計的功能技術不完善、存在安全隱私性的風險問題[5]。在后續工作中,要重視和完善云會計的功能技術,加快提出解決方案的步伐。針對數據存儲的保障性不足,李莎(2016)、武昱含(2016)、孫玫(2017)指出,云會計存在數據安全性的問題。對于使用者而言,核心數據對于企業的發展有著至關重要的作用,唯有保障數據的安全性,才能使云會計普遍推廣[6,7,8]。在相關法律法規制度上,整體還有待加強。修雪丹等(2016)通過文獻分析法發現存在相關法律法規的遲滯、缺乏有公信力的評價體系等問題,同時建議國內應完善相關法律法規并建立良好的市場監督機制,在國際上建立國與國之間的云數據合作協議來處理數據銜接問題[9]。

  在成本方面,羅瑩嫻(2017)、孫小麗(2018)通過案例分析法發現,由于我國的云會計仍屬于發展前期,高昂的研發成本讓使用企業承擔著比以往的會計系統更高的使用費用[10,11]。在日常人工費用方面,由于小微企業的財會業務數量較少,通常不專設財務部門,只是讓會計人員去學習專業的財務軟件,云會計的出現會直接增加財務人員的學習成本。

  在實用性方面,對于目前平臺的人才儲備現狀,袁安軍(2014)研究發現,浪潮集團原有的區域銷售體系只是單一滿足了傳統產品的銷售需求,組織架構較為分散,主要原因是云會計的人才儲備遠遠跟不上需要,所以在一定程度上制約了浪潮云會計的轉型[12]。在產品滿足個性化需求方面,彭超然(2014)發現,面對客戶的需求,要提供一套與小微企業用戶實際相符的會計信息化系統,不同于傳統的按需定制軟件,云會計能夠滿足針對不同的用戶、地域和業務的需求[13]。針對云會計在企業應用領域覆蓋面不廣的現象,孫玫(2017)指出,現階段人們對云會計認知不足,建議政府可牽頭與大型的云會計服務運營商合作開展地區性示范工作,加大對重點運營商的扶持力度,助力其做好云會計的推廣工作[8]。

  (三)研究文獻綜述

  企業在日常經營活動、決策管理中都滲透著大數據的運用,但隨著大數據時代的到來,傳統時代的會計信息系統難以適應快速發展中高效處理海量復雜數據的要求,基于云計算發展下的云會計也由此而生。縱觀國內外研究文獻資料可以看出,大多數的學術研究集中于以下3點:

  1. 研究范圍

  對云會計的安全、成本、創新應用、產品的個性化,以及優勢、劣勢分別具體化地進行全面的剖析,并針對云會計發展過程中可能遇到的問題給出相應的對策,希望能為之后的學術研究者提供一定的參考。

  2. 國內外研究側重點區別

  國外學者在研究這些問題的同時,還側重于云會計技術及服務模式方面;國內學者研究的側重點放在其對安全方面的影響上。

  3. 研究有待加強

  現有的研究成果還不夠完善,對相關法律法規等政策保護方面的研究還有待加強。此外,有學者指出對云會計安全成本可信的度量指標尚未達成一致,指標的選擇主要靠學者的主觀決定,造成的研究結果差異較大,采用定量和定性相結合的方法研究成本和平臺應用的文獻還寥寥無幾。

  四、浙江小微企業應用云會計的問題和影響因素

  小微企業是支撐浙江經濟的重要基石,是推動浙江經濟增長的生力軍。2020年1月20日浙江省市場監督管理局發布的數據顯示,2019年全省新設民營企業達47萬家,同比增長15.8%。截至2019年末,納入全國小微企業名錄庫的浙江省在冊小微企業數量達到222.4萬家,占在冊企業的87.7%,在冊民營企業數量達233.4萬家。

  在小微企業飛速發展的時代,企業內部運用的生產管理軟件影響著企業的整體效益。云會計作為新型財務輔助軟件,雖然對于小微企業工作效率有顯著的提升,然而現階段在云會計的應用上仍存在很多問題。

  (一)安全性方面

  1. 服務平臺故障

  近年來,云會計平臺上的安全穩定事件頻頻發生:2019年3月3日,阿里巴巴公司的阿里云系統發生大型宕機故障;同月,在太平洋標準時間3月12日,全球各地許多用戶反映,使用谷歌音樂及谷歌的其他服務時都遇到了問題,影響區域包括北美洲、南美洲、歐洲和亞洲部分城市,谷歌隨后承認出現了平臺故障。服務平臺故障影響面大,對于云會計服務商剛剛建立起來的信任,無疑是一次沉重的打擊,同時給很多企業造成了不可彌補的損失。

  2. 數據存儲安全

  在數據存儲的隱私及保障上,由于云會計的數據存儲原理是將會計數據存放在沒有實際存在的“云端”,可能發生企業財務數據泄露就成為了企業擔心的一個重要方面。從根本來看,就是云會計的安全性仍不足以讓企業充分信任。

  3. 法律保障

  相關法律法規的健全方面,云會計作為一個發展已久,但知名度較低的平臺,從根本上來說,需要法律法規對其進行規范,在過去40年間,云會計和會計的法律法規基本相同,時至今日,會計與云會計的差異越來越大,我國亟需一套行之有效的法律法規對其進行規范約束。這樣才能使云會計更好更快地發展。

  法律法規的風險主要有這幾類:一是侵權風險。云會計的技術標準、監管法律不完善,使得企業會計信息存在非法使用風險。二是經營管理風險。云會計運用可能使企業財務管理架構、納稅申報會發生變更。三是行業監管風險。在云平臺運行模式下,會計行業主管部門更容易獲取企業財務管理信息,對企業來說將會面臨著更大的監管壓力。

  (二)成本方面

  小微企業對于云會計日常使用及后續支出費用的擔憂,主要原因是我國云會計在發展之初就缺乏統一制定的標準,造成現階段各平臺之間產品兼容性較差,從而導致企業更換云會計服務平臺的成本較高。

  企業會計信息化建設需要多方投入。首先,是購買軟件系統的投入,主要包括財務軟件和防火墻,這塊一般投入占比重較大;其次,是購買硬件設備的投入,像服務器、存儲器和電腦,這些往往是用來構建企業內部局域網必需的。以上這些只是會計信息化建設的先期投入。

  運行期間產生的人工費用高昂。在軟件應用的過程中,不僅需要專業的IT人員定期對系統進行維護,以保障系統的正常運轉和數據的安全存儲。除此之外,對于財務軟件的升級補修,員工需要講師上門進行培訓,則又是一筆費用。

  因此,普遍感到資金缺乏的小微企業,很有可能因為巨大的成本負擔無力進行會計信息化建設,或者導致會計信息化的發展停滯不前。

  (三)實用性方面

  在軟件系統的更新及人才儲備上,需進行更細致的多因素思考。

  1. 系統更新

  企業在購買或租賃云會計軟件相關服務的過程中,為保證資金投入的有效性應堅持按需購買,而且考慮到云會計軟件后期維護、升級等對專業性的依賴,應有意識地選擇租賃應用方式。對于開發商而言,隨著時代不斷變化,會計的一些準則也隨時代而變化,在這種情況下,云會計軟件也要不斷地更新和升級才能一直被會計人員使用。

  2. 人才儲備

  系統不斷更新使云會計的人才需求越來越強烈。對于企業而言,在云會計的環境中,會計人員需要學習很多新的東西,是對其專業能力的考驗,主要有在云會計數據處理的過程中,對相關服務的應用方式等進行全面、準確的掌握。企業應用云會計,在一定程度上簡化了傳統會計處理流程,報稅、審計、銀行對賬等會計實務完全可以通過網絡實現,這對于會計人員的能力有了更高的要求。

  影響云會計廣泛應用的主要原因之一,就是企業對云會計概念及其業務不夠了解。不了解云會計可以給企業帶來的好處及優勢,企業只需用普通的電腦、手機即可享受云會計服務,而不必購買服務器等大型硬件設備;配備專業的維護管理人員保證了較高的安全性。其實,隨著網絡發展的日新月異,4G移動網絡的建成也使得移動辦公成為可能,大大增加業務流程效率,并且伴隨著云會計發展的財務外包業務,也能方便事務所、稅務局等部門對企業進行檢查審計。

  盡管云會計具有種種的優勢,但是沒有得到廣泛的回應,主要原因:一是是缺少成功使用云會計業務的大量企業案例引導;二是云會計的市場前景不明朗,企業不敢貿然前進。

  (四)影響因素

  影響大多數浙江小微企業應用云會計的因素,主要集中在安全、成本和實用性3個方面。

  安全方面,主要是平臺內部服務器的不穩定和動蕩性,使客戶在使用中得不到很好的體驗。同時,法律法規制度不完善也增加了客戶對平臺數據管理保密性的擔憂。

  成本方面,主要是企業在初期軟件系統投入和硬件設備購買上產生大量成本,應用階段的人員培訓、軟件更新維護也造成高昂成本。

  實用性方面,主要是平臺需要高科技人才更新升級系統,以滿足企業的個性化需求。同時,企業對于云會計的認識程度不足造成了對云會計軟件望而卻步。

  五、基于層次分析法的分析模型

  (一)構建層次分析模型

  層次分析法是把與決策緊密相關的要素化分為目標層、準則層、方案層等遞階層次,在這個前提之下開展定性和定量相結合的計算分析方法。通過將問題層次化,針對問題的特性及必須得到總體目標,把情況分化成不一樣的構成要素。同時根據要素之間的相互作用和從屬關系,把要素針對不一樣層次聚集,構建一個多層次的結構模型。

  基于對云會計國內外研究現狀及相關問題了解,對于“影響浙江小微企業使用云會計的原因”之主題進行了模型設定,其指標體系由一、二、三級指標構成。二級指標總體上是由云會計的安全性、云會計的成本、云會計的應用性三部分構成。三級指標細化分解二級指標,作為底層指標主要反映中間層的評價方向。三級遞階層次結構,如表1所示:

  表1 層次分析模型
表1 層次分析模型

  (二)影響因素權重計算

  在表1構建的層次分析模型中,需要確定指標層指標的權重,進一步得到準則層指標的權重,從而確定各項影響因素對于企業應用云會計技術的阻礙程度。先將一個指標體系賦予權重100%,而每項指標的權重,根據各項指標對企業應用云會計技術的影響程度,將總權數在各個指標之間進行分配。在進行權重分配時,采用德爾菲法即專家意見打分法。具體方法是對浙江小微企業主發出調查問卷,對指標體系中的指標相對于其應用云會計時的影響程度進行排序,最后得出每項指標的權數,各一準則層內指標權重之和,即為該準則層指標權重。

  基于小微企業在浙江遍布性強,各城市對小微企業發展的政策條件、經濟扶持狀況的不同等情況,本次問卷發放范圍涵蓋了浙江省所有的地級市,共11個。覆蓋建筑、服務、批發零售、住宿餐飲、制造、文體、信息服務等行業。共發放問卷57份,拒絕提供問卷數據7份,占總問卷比重的12.28%,收回有效問卷50份。運用MATLAB R2016b進行進一步數據處理。

  1. 建立判斷矩陣

  判斷矩陣定義表示,方案層的所有因素兩兩進行重要性比較時,通常采用9級標度法,即用數字1~9及其倒數對因素的重要性進行賦值的方法。

  2. 檢驗判斷矩陣的一致性

  由于判斷的繁多性、復雜性,往往使得判斷矩陣中某些數值具有前后矛盾的可能性,即各判斷矩陣并不能保證完全協調一致。所以通常以一致性指標來衡量判斷矩陣的準確度,檢查判斷思維的一致性。以CR代表一致性比例,當CR<0.1時,即可認為判斷矩陣具有滿意的一致性。

  通過對問卷數據處理,未通過一致性檢驗的問卷為6份,有效問卷為44份。

  3. 計算結果

  由于各市小微企業數量不同,其樣本數據對浙江省小微企業影響程度也不同。本部分結合國家企業信用信息公示系統中的小微企業名錄[14],對已擁有的44個企業樣本代表所在的城市,就城市內小微企業數量多少,進行加權平均計算,其結果就普通計算而言更具真實性及實用性。

  最終得出影響浙江小微企業使用云會計的因素綜合權重表(結果保留4位小數),如表2所示:

  表2 綜合權重
表2 綜合權重

  六、數據分析與解決對策

  (一)數據分析

  通過對文獻的總結,得出了10個影響因素,并通過層次分析法得出以下結論:

  在二級指標中,安全性權重占比最大,為52.11%。在安全性指標中數據存儲的保障性和對用戶的數據隱私性是排在第一位和第二位,可以發現這兩個指標均是關于數據安全的,所以對小微企業來說,數據安全一直是其考慮的首要因素。

  在二級指標中,成本權重占比最小,為22.37%。在成本指標中,日常軟件使用費用的權重最大,這主要由于云會計是一種根據客戶不同層次的需求,提供按需使用服務模式的軟件。不同于云會計平臺所指定的價格差異大且相互之間的轉換成本過高。

  在二級指標中,實用性權重占比較小,為25.52%。在實用性指標中,產品的創新、個性化程度的權重最大,主要指系統漏洞的更新速度和對不同企業財務需求的契合程度,這些都會主觀上影響到企業對云會計的選擇。

  (二)解決對策

  通過對權重的計算,得出的影響較大的4個因素全部集中在云會計的安全性方面。

  1. 數據存儲的保障性

  平臺數據存儲的保障是安全性指標中最重要的,占總體14.66%。

  對于數據安全針對性的建議是,云會計服務運營商在數據進行網絡傳輸時采用加密算法。比如,當小微企業在云會計軟件中上傳或者下載數據的時候必須經過密碼認證,如果要解密也必須手動才能解碼。對于數據殘留容易使企業的數據信息被無意間泄露問題,需要云會計服務運營商保證將系統內的存儲空間在交給其他用戶前,必須將該空間之前存儲的數據清除干凈。

  2. 用戶數據的隱私性

  平臺對用戶數據的隱私性是安全性指標中的第二位,占總體13.42%。

  建議:企業存放于服務器中的數據通過密鑰管理技術進行加密,此密鑰由企業自身控制,堅決杜絕云會計服務運營商及其他人訪問企業數據的可能性。同時加強企業內部權限控制,嚴格管理工作人員瀏覽權限,防止內部人員泄露數據。

  3. 平臺的流暢穩定性

  平臺運行的流暢穩定是安全性指標中的第三位,總體也是第三位,占12.42%。

  對于企業在系統安裝方面提出3條建議:一是選擇成熟的服務器軟件和穩定的發行版本;二是同時關閉網站服務器用不到的端口,開啟防火墻;三是定時單看日志和備份網站數據源碼,不定期重啟服務器。

  對于運營商,建議利用監測網點監控IT性能和24小時人員監控。一是國內比較成熟的軟件。例如,“監控寶”可以為用戶提供IT性能監控,其通過遍布全球的300多個分布式監測節點,對網絡進行穩定性和可用性實時分析,當網站有宕機風險時,會自動發送郵件和短信到監控人,讓網站負責人快速作出應對。二是托管商在機房需有人24小時駐扎,可以隨時響應客戶重啟網站服務器和網絡中斷問題,同時還提供不限次數幫助客戶重裝系統服務,讓客戶網站出現問題得到最及時的解決。

  4. 法律法規的健全程度

  相關法律法規的健全程度是安全性指標中的第四位,總體也是第四位,占11.61%。

  云會計標準的不統一已成為其產業發展的重大“瓶頸”,需要作出長遠規劃。我國在《國民經濟和社會發展“十二五”規劃》中提出“推進信息化工業化深度融合”。以云會計為高端軟件代表,已列入戰略性新興產業的支持范圍。我國可以借鑒以美國為首的眾多發達國家在云會計的發展方面的經驗,在結合本國國情前提下,明確云會計的發展方向,健全我國信息安全法律法規體系。

  政府應積極促進小微企業和云會計平臺之間的合作,同時對各方面進行監管。

  七、結論

  運用文獻分析法對國內外云會計研究進行梳理,分析出云會計應用的影響因素。通過問卷調查和層次分析法的結果分析發現,云會計在浙江小微企業推廣中主要阻礙因素是安全因素,具體表現在:數據存儲、數據權限、平臺運行等方面。

  建議企業選擇成熟的服務器、運營商,提升服務質量、加強監測保證數據存儲和用戶信息的私密性,以及政府層面法律法規建設等。

  為了云會計在企業中順利應用,云會計開發企業應當選擇成熟的服務器、完善算法設計、提升服務質量。相關政府部門可以考慮出臺相應的減稅優惠政策推廣云會計,并加強對云會計運營商的監督管理。

  參考文獻

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